これから新入社員になる方必見！覚えておきたいビジネスメールの書き方

　
春から新入社員になる方、または職を変えられる方の中には、これから初めてビジネスメールを扱うようになるという方も多きことでしょう。
ビジネスメールで大切なことは、要点をしっかり伝えることはもちろんの事、取引相手に失礼のないよう、マナーを守ることも大切になります。
失礼のないように、ビジネスメールのマナーを学んでおきましょう。

ビジネスメールの基本

• 基本の5つを守りましょう

ビジネスメールに限らず、メールを送る場合は以下の5つが基本です。

　
・件名
　簡潔に、なんのメールかわかるように記載します。
　どのような用件で、誰からのメールなのかが一目でわかるような内容にします。
　「お見積書の送付」
　「2/15　お打合せの件」
　「ご説明会のお礼」
　など、分かりやすいタイトルを意識します。
　件名の後、自分の氏名を入れると相手にわかりやすく、より親切です。
　
・宛先
　お相手の企業名、部署名、お名前を間違いのないようにしましょう。
　一般的に、会社名・部署名・役職・氏名の順に記載します。
　お名前が不明の場合は「ご担当者様」としましょう。
　企業名は株式会社、有限会社など、省略せずに書くようにします。

　また、社長様、部長様など、役職には敬称は不要です。様をつける場合はお名前の後にのみ記載します。
　
・ご挨拶
　本文の前には必ずご挨拶文を入れましょう。
　

「お世話になっております」
　「先日は大変お世話になりました」
　「ご無沙汰しております」
　「突然のご連絡、失礼いたします」

　メールは顔の見えない相手とのやり取りの中でも印象を左右する重要なツールであることを、意識して書きましょう。
　
・本文
　メールの場合は特に、簡潔に、結論を先に書くことを意識しましょう。
　

「説明会の日時の提示」
　「希望の打ち合わせ日」
　「お見積り送付のお礼」

　何のためのメールなのかを明確にし、読みやすさを考えながら文章を作成します。
　本文の締めには、結びの言葉を添えましょう。
　

「今後ともよろしくお願いいたします」
　「この度は誠にありがとうございました」

　結びの文章でも、印象は大きく変化します。
　
・署名
　文末には、会社名や所属、氏名、連絡先、メールアドレスといった相手からも連絡しやすい署名を入れましょう。
　メールの設定で、あらかじめ設定することで自動で署名を作成してくれる機能もありますので、活用することをお勧めします。
　

ビジネスメールを送る際の注意点

ビジネスメールは、職種によっては毎日送る場合もあります。
基本のマナーはしっかり押さえておきましょう。
　

• メールはなるべく早く返信しましょう

　
メールを受け取ったら、可能な限り早めに返信しましょう。
営業時間外に来た場合は一営業日以内に返信するのが基本です。
お見積りや入荷日など、返信に時間がかかるものは、取り急ぎメールを受け取った旨、そしていつ頃に回答できるかをお知らせすると親切です。
　

回答保留のビジネスメールの例

• TO、CC、BCCの使い分け

　
宛先にはTO以外にCC、BCCがあります。
　
・TO
メールの内容を届けたい本人、そして返信をもらいたい相手に設定します。
TOの宛先に入れた方からはCCの送信先も確認することが可能です。
しかし、BCCの送信先は確認できません。
　
・CC
メールを確認しておいてほしい関係者や、報告の意味で上司や部下などに設定することで、メールの内容を確認することができます。また、CCの宛先の方はTOの方を確認できますが、BCCの送信先を確認することはできません。
　
・BCC
複数人に一斉に送信する場合に使用します。
顧客へのお知らせなどに使用します。
BCCに設定された方は、TO、CCのアドレスを確認できますが、BCCのアドレスは確認できません。
　

• 添付ファイルのサイズを確認する

画像ファイルや資料のデータなど、重いデータファイルは送信ができない場合があります。
大きなデータを送信したい場合は、圧縮して送る、データファイルの外部サービスを使用するなど、工夫しましょう。
　

• 作成したメールは送信する前によく確認する

メールだけに限ったことではありませんが、作成した文章はおかしくないか、間違っていないかを送信前によく確認しましょう。
不安な場合は、慣れるまで、上司などに確認してもらうのも良いです。
　
　　
　

ビジネスメールの例文

ビジネスメール例文

ビジネスメールを使いこなして売り上げアップに

ビジネスメールは連絡ツール以上に、コミュニケーションとしても、今後の取引においても、大変重要なツールです。
ビジネスメールの基本的な書き方を理解し、使いこなすことで、営業や売り上げへ繋がっていきます。

マナーを守って相手に失礼がないよう、正しい書き方の基本を押さえておくことは、社会人のマナーと言っても過言ではありません。

これから新入社員になる方、転職を控えている方など、今のうちにビジネスメールの使い方、書き方をマスターしておきましょう。
リアサポートでは、メール設定のサポートからホームページ制作、名刺やチラシ制作まで、ビジネスに役立つツールのデザインを制作しております。
ホームページのこと、リーフレット、名刺のこと、どんなことでもご相談下さい。
サービス内容